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電子カルテの移行をお手伝いいたします

導入事例case studies

たかはしこどもクリニック様

2台の電子カルテを1台へ!電子カルテの買い替えを強力サポート!

プロフィール

院長:
高橋 悦郎 先生
診療科:
小児科
設立:
2006年(平成18年)
場所:
東京都杉並区
導入時期:
2010年(平成22年)

はじめに

たかはしこどもクリニックは、閑静な住宅街の一角にあるマンション1階のクリニックモールで、2006年5月にオープンした。
小児科専門である同クリニックは、「子供達のかかりつけ医」として地域の小児医療を支えている。

電子カルテを導入したが・・・

カルテスペースが院内には確保できないため、 2006年の開業時より、電子カルテを導入した。
電子カルテの選定に際しては、操作性のみを重視し選んだとのことだった。
しかし、開業して間もなくから、トラブル時の電子カルテメーカーのサポート体制に不信をいただき始めた。
このままでは、電子カルテのトラブルによって、診療の中断や休診を余儀なくされる日が来ることは容易に予想された。
「サポート部門の責任者と数回にわたって話し合いを行っても、全く改善されることはなかった。」と高橋院長は当時を振り返る。

サポートの問題点

  • 電話がなかなかつながらない。
  • 問題点が一向に改善しない。
  • 宿題に対する回答を持ってこない。
  • トラブル時のリモートの対応は、ほぼ皆無であった。
  • サポート体制の不備によるトラブルに関して担当者から責任者への伝達がされていない。
⇒ 買い替えを決意!

電子カルテの入れ替え

異なるメーカーの電子カルテに入れ替えようと考えたものの、過去のカルテデータを新しい電子カルテに移行することは不可能であったし、 互換ソフトの開発が進行中といった噂はあったが、その真偽も定かではなく、2台の電子カルテを診察室において、それぞれを操作するしかない状況であった。
多数の患者さんを診察することが必要な小児科にとって、それはかなりの時間と労力を要するため、実際には入れ替えに踏み出せないでいた。

イーポート・ビューアとの出会い

そんな状況が続いていたとき、別件でクリニックを訪れた京葉電子販売の山崎氏に、院長が何気なく電子カルテの入れ替えの話をしてみた。
すると、「データはコンバートできないのですが、過去カルテの閲覧だけなら可能なシステムがありますよ」という話だった。
そのシステムの仕組みは、過去の電子カルテの印刷機能を用いて、JPEG形式でデータを抜き出し、そのデータを患者ごとにフォルダ分けをして管理し、新しい電子カルテと患者IDで紐付ける仕組みだった。
「この仕組みなら診察に問題なく使える」と院長は直感した。
幸い、京葉電子販売も電子カルテの入れ替えを視野にいれながら、イーポート・ビューアーを企画開発して行こうと考えていたこととも重なり、両者の話はあっという間に現実のものとなっていった。
「電子カルテの入れ替えが、今後自由に行えるようなるために、喜んで開発に協力しますよ」と院長の力強い言葉だった。
当時、まだ企画段階の商品であったため、テストケースではあるが、第一号ユーザーとなった。

移行期間は2週間

過去の電子カルテデータの移行は2週間程度で完了した。
作業そのものは、電子カルテの印刷ボタンを押すだけの単純な作業であったが、データベースの構造上、ある一定件数を超えるとメモリーが一杯になることがわかった。
そこで、最初は「200人」、次に「150人」と印刷するカルテの人数を絞っていき、最終的には「100人」ずつやることで、安定してデータをJPEG化することに成功した。
また、レセプトの請求時期の関係から、8月1日を移行時期に定め、7月の後半2週間で作業を実施した。
「このようなデータ移行をいつ行うのがベストか、無理のない計画を立てることが大切だった。私の場合、患者さんが比較的少なくなる夏に実施するように予定を立てることでうまくいった。」と院長は話されていた。

過去のカルテと本日のカルテを同時に閲覧

過去の電子カルテデータは、受付に設置しているサーバPCに保存し、新しい電子カルテと共存する形で閲覧が可能になっている。
旧電子カルテを閲覧したいときは、本日のカルテから、イーポート・ビューアのアイコンをクリックするだけで、同じ患者さんの過去カルテが同時に閲覧できるようになっている。(下写真)
同じ画面で、過去のカルテと本日の電子カルテを同時に見ることが出来る。本来、当たり前のことだが、イーポート・ビューアがなければ実現できなかったことだ。
「電子カルテを買い換えたいと考えている人はたくさんいるはず。その時にこのシステムを使ってもらえればうれしい。」と、採用を決めた当時を振り返りながら院長は話してくれた。

電子カルテはサポートが何より大切

また、「電子カルテはサポートが非常に大切。操作性はしばらく使えば慣れるもの」と、改めてサポートの重要性を話していただいた。
現在使用している新しい電子カルテは操作性、サポートともに充実しており、買い替えの背中を押してくれた京葉電子販売に感謝したいと院長は話しておられた。

インタビューア:大西大輔【メディプラザ統括マネージャー】

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