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電子カルテの移行をお手伝いいたします

導入事例case studies

医療法人桂名会 木村病院様

膨大な過去カルテもスムーズに閲覧!

プロフィール

病床数:
55床
診療科:
循環器内科、消化器内科、呼吸器内科、神経内科、整形外科、外科、
皮膚科、リハビリテーション科
設立:
1972年(昭和47年)
場所:
愛知県名古屋市東区
導入時期:
2010年(平成22年)

はじめに

木村病院は、名古屋市の星ヶ丘駅近くの住宅街にある。1972年に地域の健康管理、医療、リハビリを担う目的で開設された。
その後、地域の多様なニーズや高齢社会に対応するため、順次、訪問看護ステーションや在宅介護支援センター、老人保健施設、デイサービス、ヘルパーステーションなどを拡充していった。
2012年5月には病院を新築し現在の場所に移転した。 回復期リハビリテーション病棟55床を中心に地域の医療ニーズに対応している。

電子カルテの入れ替え

木村病院では、2004年に電子カルテを導入していたが、システムの更新の際に、新しい電子カルテに切り替えることとなった。
電子カルテを入れ替える場合は、過去の診療録等のデータをどのように新しいシステムに引き継ぐかが重要になる。
通常、旧システムと新規システムが同一メーカーであれば、データのコンバートはそれほど問題にならないが、今回はメーカーが異なるため問題が生じた。
旧メーカーに診療録等のデータのコンバートを依頼すると、「データのコンバートはできない」という対応であった。
そこで取られた施策としては、HTML形式でカルテ情報を抽出し、それを見ながら新しい電子カルテを利用するという方法であった。
一見、これで何とかなるかに思われたが、そのHTMLファイルのデータ量があまりに膨大であったため、カルテを閲覧するのに長い時間を要するという問題が生じたのだ。
スタッフから「過去のカルテが見にくい、時間がかかる」という不満が続出した。

イーポート・ビューアとの出会い

電子カルテの乗り換えがスムーズに行かず困っていた時に、院長がメディプラザに情報収集のために来場された。
その際、「紙カルテを画像化します」というイーポート・ビューアのパンフレットを見た。
イーポート・ビューアの原理は、電子カルテの印刷機能からカルテの画像データを作り、そのファイルを患者ごとに自動でフォルダ分けするものである。
この商品であれば、電子カルテのデータコンバートはできないが、過去のカルテの閲覧はスムーズになるのではないか。
もし、現在のHTMLファイルより閲覧スピードが速いのであれば、こちらの方が良いのではないかと考え、導入を決断した。

2ヶ月の導入期間

イーポート・ビューアの導入はできるだけコストを抑えようと考え、旧電子カルテから情報を抽出する作業は院内で行うこととなった。
過去6年分のカルテは、 2010年11月~12月の約2ヶ月の作業でJPEGファイルへの抽出、患者ごとへの仕分けができた。
現在は、電子カルテの端末すべて(61台)にイーポート・ビューアが入っている。
この作業がスムーズに進んだ理由として「現場の協力があった」と作業に当たった辻英樹医事課長は当時を振り返る。
「前のシステムメーカーはあまり協力していただけなかったため、病院全体のサポートが重要であった」とのことだった。

カルテを見たい時に見られることの大切さ

  • 従来のHTMLで作られた過去カルテよりもはるかに速くカルテの閲覧ができる。
  • 現在も過去のカルテは7万冊ある。これらの過去カルテをもう探さなくてよくなった。

を導入のメリットとしてあげられた。
また、「(カルテを)見たい時に見られることがいかに大切かを実感した」と辻医事課長は話されていた。
新電子カルテへの移行を担当していた辻医事課長は、多くのスタッフから、「過去のカルテを開くのが遅くては診療に差し障りがある」との意見をいただき、その度に心労は耐えなかった。
この問題が解決したことにより、現場の不満は収まったのだ。

雑文書ビューアとして再活用

現在、イーポート・ビューアにスキャナーをつなげて、「雑文書ビューア」としても新たに活用されている。
イーポート・ビューアはカルテの管理機能の他に、院内にあふれる様々な紙書類を管理する機能がもともと備わっている。
この機能を利用し、「患者の同意書」や「他院からの紹介状」「書面で管理している検査結果」などの雑文書をスキャナーで取り込むことで、 患者ごとにカルテに紐付けし閲覧できるようになっている。
電子カルテを導入すると、このカルテ周りの様々な書類が問題になるのだ。紙カルテのころには、カルテに挟み込まれていたり、カルテのサイドポケットに入れられていた紙が、 イーポート・ビューアの導入で簡単にデジタル化できるようになった。
仕組みは、取り込みたい紙書類にQRコードの印字されたシールを貼り付け、スキャナで読み込むことで、自動的に患者ごとに振り分け紐付けが行われるというもの。
この作業は事務側で一括し行っている。

最後に

辻医事課長に「大変だった点は何ですか」とお聞きしたところ、「カルテを画像データに吐き出すのは大変でした」とのことだった。
旧電子カルテのデータの画像化の作業は単純に印刷ボタンを押すだけであったが、印刷メモリーがいっぱいになると止まってしまうので、定期的に印刷ボタンを押し、 メモリ不足によるタイムアウトを防がなくてはならなかった。この作業が大変だったとのことだ。
また、「電子カルテの導入はあらかじめ移行まで考えて選ばなくてはいけない」と電子カルテのデータ移行の難しさを話されていた。
電子カルテは常に診療における中心的な役割を担うものである。
電子カルテが止まればそれだけで診療が中断することとなる。
また、過去のカルテの閲覧に時間がかかれば、患者の飲んでいる薬も検査結果もわからず、結局は診療を中断する原因となる。
「電子カルテの導入は一時では終わらない。いかに同じ条件で電子カルテを運用し続けるか。これが重要なのだ」と辻医事課長は、電子カルテの安定稼動の重要性を話された。

インタビューア:大西大輔【メディプラザ統括マネージャー】

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